Как да водим Регистъра на сигналите по чл. 18 ЗЗЛПСОИН

В брой 67 на Държавен вестник беше обнародвана приетата от Комисията за защита на личните данни /КЗЛД/ НАРЕДБА № 1 от 27 юли 2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и за препращане на вътрешни сигнали към Комисията за защита на личните данни. С нея се определят редът за водене на регистъра на сигналите по чл. 18 от  ЗЗЛПСПОИН на задължените субекти по чл. 12, ал. 1 от закона и условията за препращане на вътрешни сигнали към  Комисията. Наредбата е в сила от 04 август 2023г.
Всички задължени лица са длъжни да водят Регистъра на сигнали за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, които застрашават или увреждат обществения интерес и правото на Европейския съюз. Редът за воденето на регистъра се определя с акт на задължения субект – политика, правила или документ с подобно съдържание, утвърден със Заповед на управителя на задълженото лице.
Сигналите следва да подадени чрез създадения от задълженото лице канал за вътрешно подаване на сигнали. Комисията вече е разработила „Модел на Регистър на сигналите по чл. 18, ал. 2 от закона“ с минималното съдържание по чл. 18, ал. 2 от закона. Същевременно вече има и утвържден образец на формуляр за приемане на сигнали с минималното съдържание по чл. 15, ал. 2 от закона.
Регистър на сигналите се води и поддържа на траен носител от определен от задължения субект по чл. 12, ал. 1 от закона служител, отговарящ за разглеждането на сигнали, подадени чрез канала за вътрешно подаване на сигнали . Информацията от регистъра следва да се съхранява по начин, позволяващ възпроизвеждането й без загуба на данни.
“Траен носител” по смисъла на закона е всеки носител на информация, даващ възможност на задължените субекти по чл. 12, ал. 1 или на Комисията да съхранява информация, който позволява лесното ѝизползване в бъдеще за период, съответстващ на целите, за които е предназначена информацията, и който позволява непромененото възпроизвеждане на съхранената информация.
Всеки сигнал по чл. 3 от закона, постъпил по вътрешен канал, без значение дали е писмен или устен, се регистрира чрез попълване на формуляр и с уникален идентификационен номер (УИН), предоставен от КЗЛД. УИН се генерира от интернет страницата на Комисията, която отговаря за създаването на техническа възможност за това.
Задължените субекти по чл. 12, ал. 1 от закона предоставят на Комисията до 31 януари статическа информация по чл. 18, ал. 5 от закона за предходната година относно:

• броя на постъпилите при тях сигнали,
• техния УИН,
• предмет,
• броя на извършените проверки и резултатите от тях

Редът за предоставяне на информацията се определя с указания на Комисията.

Какво трябва да съдържа Регистъра на сигналите?

След постъпване на сигнала в регистъра на сигналите се вписват най-малко обстоятелствата, посочени във формуляра, както следва:

1. лицето, което е приело сигнала;
2. датата на подаване на сигнала;
3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването й в процеса на обработване на сигнала;
6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето й;
7. предприетите последващи действия;
8. резултатите от проверката по сигнала;
9. периодът на съхраняване на сигнала;
10. собственият входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или друг аналогичен регистрационен номер;
11. уникалният идентификационен номер.

Служителят поддържа актуални данни в регистъра на сигналите на български език независимо от езика, на който се води комуникацията със сигнализиращото лице.
Вписването в регистъра на данните и на други обстоятелства, известни от съдържанието на подадения сигнал, се извършва незабавно.
В случай че в сигнала липсва информация по някой от реквизитите на формуляра, служителят писмено уведомява сигнализиращото лице за необходимостта в 7-дневен срок да предостави допълнителни сведения.  Следва да даде и указания, че непредоставянето им ще предизвика прекратяване на производството по разглеждане на сигнала. В този случай допълването в регистъра се извършва незабавно след постъпване на допълнително предоставената информация.
Служителят уведомява сигнализиращото лице за УИН на неговия сигнал и за собствения входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или друг аналогичен регистрационен номер в срок от 7 дни от получаването на сигнала.
При поетапното допълване на данни в регистъра се прави отбелязване за актуалния статус на сигнала. Правилата и критериите за разглеждане на сигнали, включително за определяне на актуален статус на сигнал, се уреждат с указания на Комисията.

СТАТУС НА СИГНАЛА

В регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, отбелязва статуса на конкретния сигнал. Най-общо възможните такива са:

• „в процес на отстраняване на нередовности“
• „не подлежи на разглеждане“ / сигнал, за който е установено, че се отнася до нарушения, извършени преди повече от две години преди датата на подаването му/
• „в процес на разглеждане“
• „приключен“

Няма пречка в политиката за воденето на регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН задълженият субект да въведе и други статуси, които да го подпомагат при организацията на работата по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали по закона.

СЪХРАНЯВАНЕ НА СИГНАЛИТЕ И ДОСТЪП ДО РЕГИСТЪРА

Сигналите и приложените към тях материали, включително последващата документация, свързана с разглеждането им, се съхраняват от задължения субект по чл. 12, ал. 1 от закона за срок от 5 години след приключване на разглеждането на сигнала от него, освен при наличието на образувано наказателно, гражданско, трудовоправно и/или административно производство във връзка с подадения сигнал.

Важно е информацията, вписана в регистъра, да се съхранява по начин, който гарантира нейната поверителност и сигурност.
 

Регистърът не е публичен. Достъп до регистъра на сигналите имат само:

1. служител, отговарящ за разглеждането на сигнали, подадени чрез канала за вътрешно подаване на сигнали
2. КЗЛД и служителите по чл. 22 от закона.

Служителят може да предоставя на задължения субект по чл. 12, ал. 1 от закона информация от регистъра, без това да води до разкриване на самоличността на сигнализиращото и засегнатото лице в случаите че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени и се предлагат на задължения субект по чл. 12, ал. 1 предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
При закриване или заличаване на задължен субект по чл. 12, ал. 1 от закона без правоприемник информацията по чл. 8 от Наредбата и регистъра по чл. 18 от закона се предават за съхранение в КЗЛД при правила, определени с указания на Комисията.

.