От 1 юни 2025г трудовите книжки стават електронни

След промяна в Кодекса на труда обнародвана в бр. 85 от 2023 г., от 1 юни 2025г трудовите книжки стават електронни. Това слага официално край на познатите хартиени трудови книжки. Те официално се трансформират в електронен документ с наименованието единен електронен трудов запис.  Всички данни вече ще се вписват в национален електронен регистър, воден от НАП. Всеки работещ ще има достъп до своя електронен запис по всяко време. Работодателите ще имат право на информация за наети от тях работници и служители, въведена от предходни работодатели.

При сключване или прекратяване на трудов договор работодателят ще е длъжен да нанесе информацията в Единния регистър на заетостта. Неизпълнението ще се счита за нарушение на трудовото законодателство и служителят може да потърси обезщетение.

В срок до 1 юни 2026 г.  работодателите следва да оформят трудовата книжка на всеки от служителите си и да му я върнат.

Какво предствлява единният електронен трудов запис

Единният електронен трудов запис е електронен документ, който съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя и със служебното правоотношение на държавния служител, и е официален удостоверителен документ.

Единният електронен трудов запис съдържа данни за:

1. имената на работника или служителя;
2. личния идентификатор на работника или служителя;
3. идентификатора и името на работодателя;
4. основанието на трудовия договор;
5. датата на сключване на трудовия договор и началото на неговото изпълнение;
6. срока на договора, когато е уговорен такъв;
7. датата на сключване на допълнителни споразумения;
8. датата и основанието за прекратяване на трудовото правоотношение;
9. размера на основното трудово възнаграждение;
10. кода на заеманата длъжност по Националната класификация на професиите и длъжностите;
11. кода на основната икономическа дейност, в която лицето е заето, съгласно Класификацията на икономическите дейности, утвърдена от Националния статистически институт;
12. кода на населеното място на местоработата на работника или служителя по Единния класификатор на административно-териториалните и териториални единици;
13. продължителността на работното време;
14. продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж;
15. изплатено обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и 3;
16. запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс;
17. уговорения платен годишен отпуск;
18. дните използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяването на правоотношението.

Единният електронен трудов запис съдържа и определените в Закона за държавния служител данни за служебните правоотношения на лицата.

Единният електронен трудов запис може да се използва за удостоверяване на наличието на трудов стаж, когато такъв се изисква в конкурс за заемане на длъжност, след получаване на съгласие от кандидата, по ред, определен с наредбата по чл. 62, ал. 5.

Кой и как подава данните към Регистъра

Вписване, коригиране и заличаване на данни в единния електронен трудов запис се извършва от:

1. работодател или упълномощено от него лице;
2. орган по назначаването или определено от него длъжностно лице;
3. длъжностно лице от Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“.

От 1 юни 2025 г. , вместо досега подаваното Уведомление по чл. 62, ще се подава Единен електронен трудов запис. Сроковете за подаване остават същите както тези на Уведомление по чл. 62, ал. 5 от КТ – 3 работни дни от сключване на трудов договор или промяна на трудов договор и 7 дни от прекратяване на трудов договор.

Тези лица подават електронни трудови записи във файлов формат, утвърден със заповед на изпълнителния директор на Националната агенция за приходите.

Електронните трудови записи се подават по електронен път чрез използване на квалифициран електронен подпис чрез портала за електронни услуги на НАП.

Могат да се подават и на електронен носител с придружително писмо съгласно приложение № 4. Достоверността на информацията, подадена с електронен носител, се доказва с подписа върху придружителното писмо.

След получаване на електронен трудов запис Националната агенция за приходите издава на работодателя или на органа по назначаването протокол съгласно приложение № 5. В него се съдържат данни за вписаните и за невписаните електронни трудови записи и причината за невписването им.

НАП може да извършва служебно вписване на данни за прекратяване на трудово или служебно правоотношение или заличаване на данни в единния електронен трудов запис.

НАРЕДБА за вписване в регистъра на заетостта

Наредбата за вписване в регистъра на заетостта определя в детайли всичко относно воденето на записа и подаването на данните към регистъра. С нея се определят:

1. сроковете, начинът и редът за вписване и съхранение на данни в регистъра на заетостта;
2. условията и редът за достъп до данните в регистъра на заетостта.

Наредбата влиза в сила от 1 юни 2025 г. за трудовите правоотношения и от 1 юни 2026 г. за служебните правоотношения по Закона за държавния служител.

Права и задължения на работника и работодателя във връзка с електронния трудов запис

Работникът или служителят има право на информация за историята на достъпите до своя единен електронен трудов запис, с изключение на случаите на достъп от органите на досъдебното производство по реда на Наказателно-процесуалния кодекс и на Държавна агенция “Национална сигурност” по реда, определен в наредбата по чл. 62, ал. 5. В историята се съдържат данни най-малко за работодателя, държавния орган или третото лице, осъществило достъпа.

Работодателите имат право на информация за наети от тях работници и служители, въведена от предходни работодатели, определена в наредбата по чл. 62, ал. 5.Изключение прави размера на трудовите възнаграждения и обезщетения, които работникът или служителят е получавал при предходни работодатели. Работодателите имат право на информация за изплатените обезщетения по чл. 222, ал. 2 и 3 от КТ. Редът за предоставяне на информацията се определя в наредбата по чл. 62, ал. 5.

Работодателят е длъжен точно и своевременно да вписва в единния електронен трудов запис данните в записа и настъпилите промени в тях.

Окончателно всякакви хартиени трудови книжки престават да съществуват от 01 юни 2026г

• В срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите следва да оформят трудовите книжки, като с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя.
• Ако след 1 юни 2025 г. трудовата книжка е изгубена или унищожена, съответната дирекция „Инспекция по труда“ издава нова и вписва данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г. въз основа на писмено заявление-декларация на работника или служителя, към което се прилагат удостоверения от работодателите, при които е работил и други оригинални документи, съдържащи тези данни.

Важно да се обърне внимание, че всеки притежаващ хартиена трудова или служебна книжка следва да я запази и след окончателното преминаване към електронен трудов запис. Тя запазва своето качество на официален удостоверителен документ и е възможно да се използва като такъв при необходимост.

Настоящата статия не представлява правна консултация и има само информативен характер. Ако се нуждаете от правна консултация по трудовоправни въпроси, се свържете с мен на посочените контактни форми.